The Productivity Project: Tidak Semua Tugas Itu Sama

Setelah menggali alasan kenapa saya ingin produktif, saya lanjut ke bab berikutnya di buku TPP¹ ini, bab “Not All Task Are Created Equal”.

Ide utama dari bab ini cukup sederhana:tidak semua pekerjaan yang kita lakukan memiliki dampak yang sama bagi produktivitas kita.

Ada yang dampaknya besar bagi pencapaian tujuan kita, ada juga yang berdampak kecil atau malah mungkin tidak berdampak sama sekali.

Berdasarkan pengalaman, memang ada pekerjaan di kantor yang sepertinya tidak terlalu penting tapi kadang karena kewajiban jadi tetap harus diikuti.

Misalnya, ikut rapat yang belum dipersiapkan dengan matang. Peserta rapat jadinya kebingungan untuk berkontribusi dalam rapat karena mungkin tidak siap, atau memang tidak punya kompetensi untuk berpendapat dalam rapat tersebut. Mungkin kamu pernah ikut rapat seperti itu? Atau malah mengadakan rapat seperti itu?

Chris mengawali bab ini dengan bercerita bagaimana dia merekam dan mencatat seluruh output yang menurut dia produktif. Mulai dari jumlah kata yang dia ketik per hari, jumlah buku yang dia baca, hingga jumlah jam yang ia gunakan untuk bekerja.

Setelah mencatat metrik-metrik tadi selama beberapa bulan, Chris kemudian menyadari bahwa efisiensi sepertinya bukan tujuan utama dari produktivitas. Dengan kata lain, melakukan banyak hal sekaligus bukan inti dari menjadi produktif. Tujuan yang tepat dari produktivitas menurut Chris adalah pencapaian yang lebih.

Productivity isn’t about doing more things--it’s about doing the right things.

Oke, cukup masuk akal.

Tapi ada kalimat yang membuat saya merasa tergelitik dan bingung: “Once I set aside that mindset, and instead focused on how much I accomplished, my productivity skyrocketed.”

Kalimat ini agak aneh karena Chris tidak mengelaborasi lebih lanjut “skyrocketed” yang dimaksud itu seperti apa? Apa hasil yang membuat si Chris merasa produktivitasnya meningkat pesat? Bagaimana dia mengukurnya?

Sampai di akhir bab saya belum menemukan jawabannya.

Tapi sampai di sini saya masih setuju dengan argumen Chris tentang produkivitas. Mungkin kita tidak perlu melakukan terlalu banyak hal untuk jadi produktif. Mungkin kita hanya perlu fokus pada beberapa hal yang penting.

Di ujung bab, ada beberapa pertanyaan yang diajukan Chris sebagai latihan.

Ayo kita kerjakan.

Buat Daftar Tanggung Jawab dalam Pekerjaanmu

Tugas 1:

“Make a list of everything you’re responsible for in your work.”

Ini tugas yang agak sulit, dan sepertinya butuh waktu yang cukup panjang. Tapi saya akan coba selesaikan dalam waktu singkat.

Ada dua pendekatan untuk menjawab pertanyaan ini. Pertama, dengan melihat SOP² yang berlaku. Meski biasanya apa yang ada di SOP belum tentu sesuai dengan kenyataan. Kedua, dengan merefleksikan apa yang sudah saya lakukan selama ini.

Setelah berkontemplasi beberapa menit, berikut daftar tanggung jawab yang berhasil saya kumpulkan.

1. Mengerjakan bagian dari laporan A, setiap triwulan
2. Mengerjakan bagian dari laporan B, bulanan
3. Mengerjakan bagian dari laporan C, bulanan
4. Memonitor progres tugas kantor A
5. Menyusun laporan analisis progres tugas kantor, setiap semester
6. Memenuhi kewajiban dalam pelaporan kinerja, biasanya setiap triwulan
7. Berdiskusi dengan peers tentang pelaksanaan tugas
8. Berdiskusi dengan atasan tentang penyelesaian tugas
9. Membimbing dan berdiskusi dengan staf untuk menyelesaikan tugas
10. Memenuhi kewajiban terkait kepegawaian dan keuangan
11. Memenuhi berbagai jenis permintaan data
12. Menjadi narasumber terkait hal A, apabila ada permintaan
13. Menyiapkan bahan paparan pimpinan terkait hal A
14. Menjalankan arahan pimpinan kantor, seringkali mendadak
15. Membawakan kultum di kantor, apabila dapat giliran
16. Menghadiri rapat-rapat eksternal sewaktu-waktu apabila diminta
17. Menghadiri rapat-rapat internal sewaktu-waktu diundang
18. Menyelenggarakan rapat monitoring hal A secara rutin bulanan
19. Menyiapkan dan mengonsep kegiatan terkait monitoring hal A
20. Me-maintenance dan mengembangkan aplikasi A, aplikasi yang digunakan untuk memonitor progres hal A
21. Mengonsep slide terkait hal A apabila dibutuhkan bidang lain
22. Menghadiri rapat hal B
23. Menghadiri rilis data hal B
24. Menjadi pengganti bagi peers lain apabila ada yang cuti/sakit/berhalangan hadir
25. Menemani pimpinan kantor perjalanan ke luar kota apabila diminta
26. Mengerjakan macam-macam pekerjaan yang diminta pimpinan kantor
27. Mempelajari esensi pelaksanaan tanggung jawab sehari-hari

Sepertinya sudah semua. Lanjut ke tugas berikutnya dari Chris.

Temukan Satu Tugas yang Paling Penting

Tugas 2:

“After you’ve collected a list of everything you’re responsible for, ask yourself: If you could just do one item on that list all day, every day, what item would you do that would allow you to accomplish the most with the same amount of time? Put another way, what item on the list is the most valuable to your boss or yourself (if you’re self-employed, like I am)?”

Menjawab pertanyaan ini, yang terpikir saat ini di saya adalah: andai saja saya punya satu jenis tugas yang bisa fokus saya lakukan dan bisa berdampak besar bagi pekerjaan saya.

Hampir semua pekerjaan saya rasanya penting semua. Beberapa tugas yang saya tuliskan memang berasal dari Key Performance Indicator (KPI) dalam kontrak kinerja saya.

Salah satu tugas yang menurut saya sangat krusial adalah: mempelajari esensi dari pekerjaan saya. Agak meta ya, hehe.

Jadi begini. Saya diberikan beberapa target kinerja oleh kantor. Saya sendiri bisa dibilang masih baru di tempat tugas saya yang sekarang. Baru sekitar satu semester dan saya seringkali masih harus banyak belajar. Banyak konsep-konsep dan istilah baru yang perlu saya pahami.

Misal saya ditanya kira-kira apa satu tugas yang paling krusial saat ini bagi saya dan boss saya, jawabannya adalah: memahami dan mempelajari kewajiban saya. Apa saja? Mulai dari konsepnya, cara melakukannya, dan implementasi nyatanya.

Sebagai contoh, saya diberi tanggung jawab untuk melakukan monev hal A. Berarti saya harus paham peraturan-peraturan apa saja yang mendasari tentang A, siapa saja stakeholders saya, bagaimana saya bisa melakukan pengawasan A, dan praktik nyata dari monev hal A.

Lanjut ke tugas terakhir.

Temukan Tugas Kedua dan Ketiga Terpenting

Tugas 3:

“Finally, ask yourself: If you could do only two more items on that list all day, what second and third tasks let you accomplish the most in the same amount of time?”

Untuk pertanyaan ini saya sebenarnya masih agak bingung. Ingin rasanya saya pilih salah satu tugas yang konkrit/spesifik terkait KPI², misalnya: melakukan monitoring progres tugas kantor A. Tapi rasanya tidak ada bobot lebih untuk KPI untuk tugas itu. Jadi misal saya hanya fokus ke satu tugas tersebut, mungkin tidak akan berdampak besar pada pencapaian kinerja saya.

Sepertinya saya perlu fokus pada kegiatan-kegiatan yang sifatnya koordinatif atau membangun relasi. Kenapa? Karena saya tidak mungkin bekerja sendirian. Pekerjaan di tempat kami ini saling terkait secara internal. Dan tidak tertutup kemungkinan saya juga harus menangani pekerjaan dari peers lain ketika mereka sedang cuti/sakit/berhalangan hadir. Makanya saya perlu untuk rutin berkomunikasi dengan rekan-rekan untuk memudahkan kerja sama.

Selain dengan peers, saya juga butuh kerja sama dengan staf. Tidak mungkin saya menangani semuanya sendiri. Untuk hal-hal yang sifatnya administratif dan rutin, tentu saya harus meminta bantuan staf. Atau bahasa kerennya: “mendelegasikan”.

Biaya peluang saya terlalu besar apabila saya tenggelam di rutinitas yang sifatnya administratif. Waktu saya lebih bernilai apabila saya dapat memanfaatkannya untuk hal-hal yang bersifat strategis dan tidak terstruktur. Misalnya melakukan analisis dalam penyusunan laporan. Oleh karena itu, saya juga perlu menjaga hubungan baik dan membimbing staf saya agar mau dan bisa melaksanakan tugas yang saya delegasikan.

Ada lagi satu hal yang penting saya kelola, yaitu komunikasi dan hubungan baik dengan atasan. Ini sepertinya tidak perlu penjelasan banyak. Jika Anda bekerja di sebuah organisasi dan Anda bukan pemilik organisasinya, percayalah. Mengelola hubungan baik dengan atasan adalah salah satu faktor penentu dalam kesuksesan karir Anda.

Kesimpulan

Tugas pertama dan terpenting bagi saya saat ini adalah memahami dengan baik kewajiban-kewajiban saya.

Saya perlu banyak belajar. Saya perlu banyak baca. Saya perlu banyak tanya.

Kalau saya tidak paham tugas saya di tempat baru ini, saya bisa salah langkah.

Saya bisa salah ambil keputusan. Saya bisa salah menilai.

Tugas berikutnya yang terpenting bagi saya adalah membangun kepercayaan dan hubungan baik dengan orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan saya. Baik itu atasan, rekan kerja, staf, maupun pihak luar kantor.

Saya perlu banyak berdiskusi. Saya perlu banyak meminta bimbingan dari atasan. Saya perlu banyak mendengar keluhan dari pihak eksternal.

Yang saya bayangkan, tiga tugas tersebut tidak secara eksplisit akan saya tuliskan dalam tugas harian saya. Daftar tugas harian saya mungkin akan berisi hal-hal teknis dan konkrit seperti: buat laporan A, persiapkan bahan presentasi B, atau konfirmasi jadwal kegiatan C.

Ya, penerapan tugas harian akan lebih bersifat teknis tapi esensi dan tujuan akhirnya adalah tugas-tugas penting tadi.

Memahami tugas saya. Membangun relasi. Membangun kepercayaan.

1. The Productivity Project oleh Chris Bailey. ↩︎
2. Key Performance Indicator. ↩︎